آشنایی با سیستم های داده پردازی

n       در اولین دهه عصر کامپیوتر موسسات از کامپیوتر تنها برای کاربردهای حسابداری خود استفاده می نمودند.این فعالیت داده پردازی نامیده شد.

n       تعریف داده پردازی

n       – شرح وظایف اصلی

n       -تفاوت ان با سایر کاربردها

n       – نحوه اجرای ان در یک سازمان تولیدی – عمده فروشی و …

n       – نگرش کلی کوتاهی از نرم افزار از پیش نوشته شده

n       – شرح نحوه پشتیبانی داده پردازی

داده پردازی چیست؟

داده پردازی پرورش یا تبدیل علائمی نظیر اعدادو حروف به منظور افزایش سودمندی انهاست.داده پردازی شامل تمام امور مربوط به نگهداری یک رکورد صحیح و بهنگام از عملیات موسسه است. امور داده پردازی شامل جمع اوری اطلاعات توصیف کننده عملیات موسسه – پرورش اطلاعات به شکل قابل استفاده – ذخیره اطلاعات تا زمان مورد نیاز و ایجاد اسناد مورد استفاده توسط افراد و گروههای داخل و خارج موسسه است.

عوامل محیطی اسنادی را که از موسسه دریافت می کنند به عنوان حاوی اطلاعات تلقی می کنند.لیکن موسسه به اسناد به عنوان حاوی داده ها می نگرد.

سیستم داده پردازی

سیستم انجام پردازش داده ها سیستم داده پردازی است .از دیدگاه ما سیستم داده پردازی همانند سیستم حسابداری است .این تلقی مبتنی بر این واقعیت است که کامپیوترهای  اولیه تنها برای امور حسابداری به کار برده می شدند و استفاده ان  داده پردازی الکترونیکی نامیده می شد.با این نگرش متوجه می شویم داده پردازی می تواند حاوی فعالیتهای غیر حسابداری نظیر استفاده از یک فهرست پستی برای تهیه نامه های استاندارد تهیه جداول و غیره باشد.

داده پردازی نیازهای افراد و گروهها را در داخل و خارج موسسه تامین می نماید.
سیستمهای داده پردازی از گذشته تا كنون

در طول زمان چهار نوع مختلف سیستم داده پردازی مورد استفاده قرار گرفته اند:

1.سیستمهای دستی

2.سیستمهای کلیددار

3.ماشینهای منگنه کارت

4.کامپیوترها

امروزه بیشتر سازمانها جهت انجام اکثر عملیات داده پردازی خود به کامپیوتر اتکا می کنند.تمام سیستمهای داده پردازی شرکت برای کامپیوتری شدن مناسب نمی باشند همانند سیستمهای خیلی کوچک .

اهداف داده پردازی

هدف از داده پردازی ایجاد و حفظ سابقه ای دقیق و بهنگام از فعالیت موسسه  است.بر خلاف دیگر کاربردهای اصلی کامپیوتری  موسسه تصمیمی در خصوص تمایل به داده پردازی اتخاذ نمی نماید .موسسه طبق قانون موظف است سابقه ای از فعالیت خود راحفظ نماید.

امور داده پردازی

جمع اوری اطلاعات :

وقتی موئسسه ای فعالیتهای خود را از حیث عرضه محصولات و خدمات برای محیط خود انجام می دهد .هر عمل بوسیله یک رکورد اطلاعاتی توصیف می شود. وقتی عمل حاوی یک عنصر محیطی باشد ان یک معامله نامیده می شود.معاملات فروش – معاملات خرید – معاملات سهام – معاملات وام  وغیره وجود دارند .

به این دلیل اصطلاح پردازش معامله مورد استفاده قرار می گیرد.بنابراین سیستم داده پردازی برای جمع اوری اطلاعات جهت توصیف هر یک از اعمال داخلی موئسسه و معاملات ان با محیط خود طراحی می شود.

پرورش اطلاعات

لازم است داده ها به روشهای گوناگون برای تبدیل به یک فرم بندی قابل استفاده پرورش یابند.عملیات پرورش اطلاعات شامل موارد زیر است :

1.طبقه بندی کردن

2.مرتب کردن

3.محاسبه کردن

4.خلاصه کردن

ذخیره سازی اطلاعات

هر معامله  به وسیله چندین عامل اطلاعاتی توصیف می شوند.برای مثال یک رکورد فروش تعیین می کند که چه کسی خرید می کند- چه خریداری می کند –  چقدر خریداری می شود- چه هنگام و غیره

تمام این اطلاعات بایستی برای روز نیاز در جایی نگهداری شوند و این هدف ذخیره سازی اطلاعات است.

تهیه سند

سیستم داده پردازی خروجی های مورد نیاز افراد و گروههای داخل و خارج موسسه را تهیه می کند.خروجی ها به وسیله  یک عمل یا برنامه زمانی شروع می شود.

در اکثر موارد خروجی ها به شکل اسناد چاپی است.

مشخصات داده پردازی

خصوصیات متعددی برای داده پردازی وجود دارد که انان را از سایر کاربردهای کامپیوتری متمایز می سازد.سیستمهای داده پردازی :

_ امور ضروری را انجام می دهند.موسسه داده پردازی را انتخاب نمی کند.

_ از روشهای عملیاتی نسبتا“ متداولهای طرفداری می کند.مقررات و روشهای عملیاتی مورد قبول  نحوه انجام داده پردازی را شرح می دهند.

_ اطلاعات تفصیلی را کنترل می کند.

_ اصولا“ گذشته نگر هستند.

_حداقل اطلاعات حل مسئله را تهیه می کند.سیستم پردازش داده ها برخی خروجی اطلاعات رابرای مدیران موسسه تهیه مینمایند.همانند گزارشات حسابداری و ترازنامه

یک نمونه سیستم داده پردازی

بهتر است به سیستم داده پردازی که ان را سیستم توزیع می نامیم  نظری بیفکنیم.این سیستم در چنین نوع سازمانها ی توزیعی نظیر یک تولید کننده – یک عمده فروش و یا یک  خرده فروش یافت می شود.بسیاری موسسات  محصولات رابه مشتریان خود توزیع  می نمایند  .از اینرو سیستم توزیع کاملا“ متداول است.

نگرش کلی سیستم

نمودار ساختار – نمودار جریان  اطلاعاتی است که تنها جنبه های اصلی سیستم را نشان می دهد.

نمودار ساختار نشان می دهد سیستم توزیع با سه عامل محیطی شامل  مشتریان موسسه – مدیریت و سیستم خرید /دریافت ارتباط دارد .منظور از محیط .محیط موسسه نیست بلکه محیط سیستم است.

پیکانها جریان اطلاعات بین عوامل محیطی و سیستم را نشان می دهد.

سیستمهای فرعی سیستم توزیع

شکل صفحه بعد اولین سطح نمودار گردش اطلاعاتی است که نحوه سیستم توزیع مرکب از پنج فرایند اصلی  یا سیستمهای فرعی که با دوایری نشان داده شده را نشان می دهد.هریک از فرایندها یک سیستم کامل است.

سیستم ثبت سفارش – سفارش مشتریان را قبل از ورود انها به داخل سیستم جدا می نماید.در هنگام پذیرش سفارشات  اطلاعات به سیستم موجودی برای تعیین وجود کالا جریان می یابد.انگاه به سیستم صدور صورت حساب اعلان می شود تا فاکتورها را تهیه و برای مشتریان ارسال  تا بابت خرید از انها پول دریافت شود.

سیستم دفتر کل اطلاعات رااز سیستمهای موجودی و حسابهای دریافتی به منظور یکی کردن انها به صورت شرح کاملی از فعالیت موسسه جمع اوری می کند.

توضیح انکه پنج سیستم فرعی سیستم توزیع به وسیله ابزارهای ذخایر اطلاعاتی با یکدیگر ارتباط دارند.هنگامی که داده ها به یک شیوه دسته ای پردازش می شوند این فایلها ضروری هستند.وقتی اطلاعات به شکل ارتباط پیوسته با کامپیوتر پردازش گردند این امکان وجود دارد که برخی یا تمام این فایلها حذف شوند.هریک از سیستمها ی فرعی به طور جداگانه در کتاب همراه با نمودار جریان اطلاعاتی سطح دوم شرح داده شد.

اولین سطح نمودار جریان اطلاعات سیستم توزیع

سیستمهای داده پردازی مبتنی بر کامپیوتر

نمودارهای جریان اطلاعات مراحل لازم برای انجام پردازش را بدون نشان دادن دستگاههای خاص مورد استفاده نمایش می دهند.نمودارهای گردش اطلاعات یک نقطه شروع خوب برای طراحی یک سیستم به هر نوعی – کامپیوتری یا غیر کامپیوتری – می باشند.

نمودارهای گردش کار سیستم روش خوبی برای مستند سازی یک سیستم به شیوه ای خاص بوده که انواع تجهیزات محاسباتی مورد استفاده را نشان می دهد.

اقدامات  زیر در نمودار گردش کار انجام می شود

1.اطلاعات سفارش فروش در یک ترمینال متصل به کامپیوتر ثبت می شود.

2.برنامه ثبت سفارش مراحل عملیاتی که قبلا“ توصیف شد را انجام می دهد.

3.سیستم موجودی رکوردهای کالا را از فایل موجودی برای اقلام دریافتی و برای سفارشات پذیرفته شده بازیابی می کند.

4.سیستم صدور صورت حساب فاکتورها را تهیه و دو فایل را ایجاد می کند.

5.سیستم حسابهای دریافتی  فایل حسابهای دریافتی را با معاملات ثبت شده در صورت حساب به هنگام می کند.

6.سیستم دفتر کل از سیستم حسابهای دریافتی – سیستم موجودی . سایر منابع برای اصلاح وسیله ذخیره دستیابی مستقیم دی.ا.اس .دی متکی بر فایل دفتر کل ورودی دریافت و گزارشاتی را تهیه می نماید.

در انجام عملیات متصل به کامپیوتر  پنج اقدام اول برای یک حواله فروش قبل از اقدام بعدی انجام می شود.بجای دسته بندی کردن داده های معاملات  در فایلهای واسطه که سیستم ها را به همان صورت نشان داده شده مرتبط می کنند.اطلاعات در حافظه اصلی نگهداری و سیستم ها یکی پس از دیگری اجرا می گردند.

حتی وقتی انجام عملیات متصل به کامپیوترمورد استفاده قرار می گیرد .سیستم های دفترکل بطور متداول اطلاعات را به شیوه دسته ای پردازش می نماید.

یک نمودار گردش کار سیستم توزیع:

نرم افزار از پیش نوشته شده

مجموعه نرم افزار نوشته شده از پیش بیشتری برای داده پردازی در مقایسه با سایر زمینه های کاربردی وجود دارد.

نرم افزار نوشته شده از پیش برای پردازش اطلاعات را می توان به دو شکل اصلی به دست اورد.یک شکل حاوی بسته های نرم افزارحسابداری طراحی شده برای انجام امور اصلی داده پردازی موجود در اکثر سازمانها است .شکل دیگر شامل بسته های نرم افزار صنعتی انطباق یافته با صنایع خاص است

بسته های نرم افزار

.

بسته های نرم افزار حسابداری:

دو روش در تولید بسته های نرم ا فزار حسابداری اتخاذ شده است .اول  بسته های نرم افزار کاربردی مستقل است که برای هر یک از سیستمهای فرعی داده پردازی نظیر موجودی و خرید ایجاد می شود .دوم سیستمهای حسابداری مجتمع است که شامل تمام یا تقریبا“ تمام سیستمهای فرعی می باشد.

بسته های نرم افزاری نوشته شده از پیش برای داده پردازی معمولا“ بنحوی استفاده گر رااز هر لحاظ حداکثر تعداد رکوردهایی که می تواند کنترل کند. تعداد فیلدهای اطلاعاتی در هر رکورد حداکثر اندازه هر فیلد و امثالهم محدود می سازد.

بسته های نرم افزار صنعتی:

بسته های نرم افزار صنعتی انهایی هستند که برای زمینه های خاصی نظیر وکالت – کشاورزی – ساختمان –و پزشکی طراحی می گردند.

تمام بسته ها ی نرم افزاری تنها داده پردازی را مخاطب قرار نمی دهند .بسیاری از بسته های نرم افزاری حاوی اشکال پشتیبانی تصمیم میباشند .

نقش داده پردازی در حل مسئله

چون مشخصه داده پردازی حجم زیاد اطلاعات است. کسب ایده ای که بتواند پشتیبانی نه چندان زیادی را برای حل مسئله ارائه نماید ساده است .این به دو دلیل درست نمی باشد.

1.سیستمهای داده پردازی معمولا“ اطلاعات خروجی را به شکل گزارشات متداول حسابداری تولید می نمایند.

2.سیستم داده پردازی پایگاه اطلاعاتی غنی که بتواند در حل مسئله مورد استفاده واقع شود را ایجاد می کند.