مقدمه ای بر erp
قبل از این که پیاده سازی را شروع کنید باید بهترین بودجه ممکن برای پروژه را در نظر بگیرید. در این مرحله نمی توان خیلی دقیق بود زیرا موارد ناشناخته زیادی وجود دارد با این حال تا حد ممکن بودجه را به دقت برآورد کنید.
حالا بودجه را با آن چه که می خواهید خرج کنید مقایسه کنید. اگر از آن چه که می توانید هزینه فراتر رفت باید آنچه که می توانید را با آنچه که باید روی پروژه خرج کنید یا نیاز به در نظر گرفتن جایگزین دارید در نظر بگیرید. در بدترین حالت، پروژه برای شما بسیار گران تمام می شود و باید پروژه را متوقف کنید.
در اکثر مواقع می توانید مداد خود را تیز کنید و شروع به کم کردن هزینه ها کنید. برای مثال شاید بخواهید محدوده کار را کاهش دهید. مهم این است که پروژه با بودجه بازبینی شده قابل اجرا باشد. با کم کردن بودجه به سمت مقادیر غیر واقعی چیزی بدست نمی آورید.
در این مرحله هنوز هم مواردی وجود دارد که بتوان با آنها هزینه را کاهش داد. در نظر گرفتن این موارد به معنی داشتن پروژه ای است که کمتر قابلیت اجرا دارد بنابراین باید مطمئن شوید که “برنامه کار بازبینی شده” هنوز نیازهای اصلی شما را برآورده می کند.
یکی از راه های کاهش هزینه های پیش رو استفاده از گزینه نرم افزار در قالب سرویس (SaaS) است. این گزینه هزینه های پیش رو را کاهش می دهد و این هزینه را با پرداخت ماهیانه جایگزین می کند. استفاده از SaaS هزینه های سرمایه ای را کاهش داده و هزینه سرور و دیگر تجهیزاتی که باید در محل شرکت نصب می شد را حذف می کند.
در هنگام بودجه ریزی از این که خلاق باشید نترسید. آزادنه به مواردی فکر کنید که می توانید برای کاهش هزینه ها در نظر بگیرید.
تصمیم بگیرید واقعا چه چیزهایی لازم دارید
امروزه بیشتر سیستم های ERP از چند ماژول تشکیل شده اند. این ماژولها کارکردهای مختلف را پیاده سازی می کنند. به این شیوه می توان بخشی از سیستم ERP که نیاز دارید را انتخاب و پیاده سازی کنید. بسیار مهم است کارکردهایی که واقعا نیاز دارید را پیاده سازی کنید. در زمینه کنترل هزینه باید فقط ماژولهایی که برایتان مفید هستند را فعال کنید.
کمینه کردن سفارشی سازی
در حالی که بعضی از اقدامات در جهت سفارشی کردن سیستم واقعا برای پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان الزامی است ولی باید مقدار آن حداقل ممکن باشد. سفارشی سازی نه تنها هزینه ها را بیشتر می کند بلکه عدم قطعیت پروژه را افزایش می دهد.
بین سفارشی سازی و پیکربندی تمایز قائل شوید
پیکربندی معادل نرم افزاری قطع و وصل کردن کلیدهاست. سفارشی کردن شامل ایجاد تغییرات در نرم افزار است. پیکربندی در هر سیستم ERP ضروری است ولی سفارشی کردن کمتر ضرورت دارد.
اجنتاب از سفارشی سازی نه تنها هزینه پیاده سازی ERP را کاهش می دهد بلکه تاثیر قابل ملاحظه ای روی هزینه های نگهداری سیستم دارد. بنابراین در طولانی مدت باعث کاهش صرفه جویی می شود.
یکی دیگر از دلایل جلوگیری از سفارشی سازی این است که در اغلب موارد کم تاثیر است. اکثر سیستم های ERP بهترین شیوه ها را تدوین کرده اند بنابراین احتمال دارد سفارشی سازی به خوبی آن چه که در اصل سیستم نوشته شده است نباشد.
با توصیف بالا همیشه سفارشی کردن راه چاره نیست بلکه در مواردی باید گردشکار و فرآیندهای کاری خود را تغییر دهید. با این حال باید بین مشکلات ناشی از تغییر گردشکارها و هزینه و عذاب ناشی از دستکاری نرم افزار یکی را انتخاب کنید.
پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) فرآیند گران و هزینه بری است و اگر کنترلی روی هزینه ها نداشته باشید گرانتر هم خواهد شد. هزینه های افزایشی، یکی از دلایل شکست پروژه پیاده سازی ERP است. بنابراین کنترل هزینه های پیاده سازی ERP حیاتی است.
با این وجود، زیاد نگران نباشید خوشبختانه می توانید کارهایی را انجام دهید تا هزینه سیستم ERP را تحت کنترل خود داشته باشید. انجام این کارها لزوما آسان نیست ولی برای پیاده سازی سیستم ERP حیاتی است.
به دقت بودجه ریزی کنید و براساس آن عمل کنید
قبل از این که پیاده سازی را شروع کنید باید بهترین بودجه ممکن برای پروژه را در نظر بگیرید. در این مرحله نمی توان خیلی دقیق بود زیرا موارد ناشناخته زیادی وجود دارد با این حال تا حد ممکن بودجه را به دقت برآورد کنید.
حالا بودجه را با آن چه که می خواهید خرج کنید مقایسه کنید. اگر از آن چه که می توانید هزینه فراتر رفت باید آنچه که می توانید را با آنچه که باید روی پروژه خرج کنید یا نیاز به در نظر گرفتن جایگزین دارید در نظر بگیرید. در بدترین حالت، پروژه برای شما بسیار گران تمام می شود و باید پروژه را متوقف کنید.
در اکثر مواقع می توانید مداد خود را تیز کنید و شروع به کم کردن هزینه ها کنید. برای مثال شاید بخواهید محدوده کار را کاهش دهید. مهم این است که پروژه با بودجه بازبینی شده قابل اجرا باشد. با کم کردن بودجه به سمت مقادیر غیر واقعی چیزی بدست نمی آورید.
در این مرحله هنوز هم مواردی وجود دارد که بتوان با آنها هزینه را کاهش داد. در نظر گرفتن این موارد به معنی داشتن پروژه ای است که کمتر قابلیت اجرا دارد بنابراین باید مطمئن شوید که “برنامه کار بازبینی شده” هنوز نیازهای اصلی شما را برآورده می کند.
یکی از راه های کاهش هزینه های پیش رو استفاده از گزینه نرم افزار در قالب سرویس (SaaS) است. این گزینه هزینه های پیش رو را کاهش می دهد و این هزینه را با پرداخت ماهیانه جایگزین می کند. استفاده از SaaS هزینه های سرمایه ای را کاهش داده و هزینه سرور و دیگر تجهیزاتی که باید در محل شرکت نصب می شد را حذف می کند.
در هنگام بودجه ریزی از این که خلاق باشید نترسید. آزادنه به مواردی فکر کنید که می توانید برای کاهش هزینه ها در نظر بگیرید.
تصمیم بگیرید واقعا چه چیزهایی لازم دارید
امروزه بیشتر سیستم های ERP از چند ماژول تشکیل شده اند. این ماژولها کارکردهای مختلف را پیاده سازی می کنند. به این شیوه می توان بخشی از سیستم ERP که نیاز دارید را انتخاب و پیاده سازی کنید. بسیار مهم است کارکردهایی که واقعا نیاز دارید را پیاده سازی کنید. در زمینه کنترل هزینه باید فقط ماژولهایی که برایتان مفید هستند را فعال کنید.
کمینه کردن سفارشی سازی
در حالی که بعضی از اقدامات در جهت سفارشی کردن سیستم واقعا برای پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان الزامی است ولی باید مقدار آن حداقل ممکن باشد. سفارشی سازی نه تنها هزینه ها را بیشتر می کند بلکه عدم قطعیت پروژه را افزایش می دهد.
بین سفارشی سازی و پیکربندی تمایز قائل شوید
پیکربندی معادل نرم افزاری قطع و وصل کردن کلیدهاست. سفارشی کردن شامل ایجاد تغییرات در نرم افزار است. پیکربندی در هر سیستم ERP ضروری است ولی سفارشی کردن کمتر ضرورت دارد.
اجنتاب از سفارشی سازی نه تنها هزینه پیاده سازی ERP را کاهش می دهد بلکه تاثیر قابل ملاحظه ای روی هزینه های نگهداری سیستم دارد. بنابراین در طولانی مدت باعث کاهش صرفه جویی می شود.
یکی دیگر از دلایل جلوگیری از سفارشی سازی این است که در اغلب موارد کم تاثیر است. اکثر سیستم های ERP بهترین شیوه ها را تدوین کرده اند بنابراین احتمال دارد سفارشی سازی به خوبی آن چه که در اصل سیستم نوشته شده است نباشد.
با توصیف بالا همیشه سفارشی کردن راه چاره نیست بلکه در مواردی باید گردشکار و فرآیندهای کاری خود را تغییر دهید. با این حال باید بین مشکلات ناشی از تغییر گردشکارها و هزینه و عذاب ناشی از دستکاری نرم افزار یکی را انتخاب کنید.
مطلب قبلی
مطلب بعدی