مهم‌ترین شاخص‌های کلیدی عملکرد بخش منابع انسانی

اندازه‌گیری نتایج و خروجی‌ها، گامی اساسی برای رشد و تکامل همۀ شرکت‌ها در بازار است. این موضوع به‌عنوان یک ضرورت شناخته‌شده و در تمام حوزه‌های شرکت گسترش یافته است. ابتدا در فروش، سپس در بهره‌وری کارکنان… و اکنون در بخش کارکنان و استعدادها. تنظیم شاخص‌های کلیدی عملکرد در منابع انسانی (KPI منابع انسانی) برای دستیابی به حداکثر بازدهی سرمایۀ انسانی شرکت و تحقق اهداف استراتژیک بخش منابع انسانی، حیاتی است.

KPI در منابع انسانی چیست؟

شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی

KPI ها به معنای شاخص‌های کلیدی عملکرد و شاخص‌های عملکردی هستند. به‌عبارت‌دیگر، KPI، واحد اندازه‌گیری است که برای تعیین نتایج اقدامات خاص استفاده می‌شود. بنابراین آن‌ها به‌عنوان مرجعی برای ارزیابی فرایندها و شناسایی موفقیت‌ها و کاستی‌های سازمان عمل می‌کنند.

شاخص‌های منابع انسانی، فرایندهای مربوط به جذب و استخدام، آموزش، مدیریت استعداد و غیره را اندازه‌گیری می‌کنند. این شاخص‌ها ما را قادر می‌سازند تا اهدافی را تعیین کنیم و همیشه بتوانیم بررسی کنیم که آیا اقدامات درستی برای رسیدن به اهداف تعیین‌شده انجام داده‌ایم یا خیر.

نحوۀ تنظیم KPI در منابع انسانی

تنظیم شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی

شاخص‌های کلیدی عملکرد منابع انسانی برای مدت‌زمان طولانی در سازمان استفاده می‌شوند، زیرا برای سنجش میزان تکامل بخش، تهیۀ پیش‌بینی‌ها و غیره به کار برده می‌شوند. به همین دلیل ضروری است که از همان ابتدا آن‌ها را تعریف کنید. چهار جنبه‌ای که باید در تعریف KPI ها در نظر بگیرید، توضیح داده‌شده است:

1. سنجه‌ها (معیارها) : دقیقاً چه چیزی را می‌خواهیم اندازه‌گیری کنیم؟ این چیز می‌تواند میانگین هزینۀ متحمل شده برای هر استخدام جدید یا درصدی باشد که نشان‌دهندۀ تعداد مرخصی‌های استعلاجی یک کارمند باشد.
2. هدف: KPI ها به ما کمک می‌کنند تا به اهداف برسیم، بنابراین باید اهداف را مشخص کنیم. برای مثال می‌توانیم هدف را کاهش 2 درصدی مرخصی استعلاجی کارکنان تعیین کنیم.
3. منبع اطلاعاتی: این موضوع اهمیت دارد که از همان ابتدا بدانیم که اطلاعاتی را برای تکمیل KPI های خود نیاز داریم از کجا قرار است به آن‌ها دسترسی پیدا کنیم. این منبع اطلاعاتی می‌تواند یک CRM یا یک نرم‌افزار منابع انسانی باشد.
4. تناوب/دفعات/فراوانی (frequency): شما همچنین باید مشخص کنید که چند بار قرار است هر KPI را بررسی کنید و از آن استفاده کنید.

یک مثال برای مطالب گفته‌شده می‌تواند KPI: میانگین مدت‌زمان حضور کارکنان در شرکت باشد که 4 مورد بیان‌شده برای این شاخص کلیدی عملکرد به شرح زیر است:

ویژگی‌های KPI خوب

ویژگی‌های شاخص کلیدی عملکرد خوب

یک قانون بسیار ساده وجود دارد که به شما کمک می‌کند KPI های مؤثر ایجاد کنید و واقعیت این است که آن‌ها باید SMART باشند. به‌عبارت‌دیگر:

• مشخص (Specific): یک KPI باید به یک کار یا اقدام خاص اشاره کند. به‌عنوان‌مثال میزان غیبت کارکنان را 2 درصد کاهش دهید.
• قابل‌اندازه‌گیری (Measurable): اگر نتوان KPI را اندازه‌گیری کرد، نمی‌توانیم داده‌ها را تفسیر یا از ابزار خاصی برای این کار استفاده کنیم.
• دست‌یافتنی (Attainable): اهداف KPI ای که تعیین می‌کنید باید تحت شرایطی که دارید قابل‌دستیابی باشند.
• مرتبط (Relevant): همچنین مهم است که اطمینان حاصل کنید که معیارهایی که انتخاب می‌کنید با کسب‌وکار شما مرتبط هستند و اطلاعات ارزشمندی را برای شما ایجاد می‌کنند.
• زمان‌بندی‌شده یا در محدوده زمانی مشخص (Timely/Time Bound): درنهایت، هر KPI باید به یک دورۀ زمانی محدود شود و تحت بررسی‌های منظم قرار گیرد.

رایج‌ترین شاخص‌های کلیدی عملکرد در منابع انسانی

متداول‌ترین KPI های منابع انسانی

KPI ها ابزارهای اساسی برای بخش منابع انسانی هستند، چه برای توسعۀ یک برنامۀ استراتژیک و چه برای انجام ممیزی منابع انسانی. هر شرکتی باید بر اساس نیازهای خاص خود شاخص‌های کلیدی عملکرد را تعریف کند. بااین‌وجود، یک سری شاخص‌های کلیدی منابع انسانی وجود دارد که در هر حرفه‌ای بدون در نظر گرفتن صنعت، حوزه…در این زمینه باید در نظر گرفته شود. ما در مورد متداول‌ترین شاخص‌های کلیدی عملکرد منابع انسانی در زیر صحبت می‌کنیم و همچنین دربارۀ اینکه چگونه این KPI ها می‌توانند به شما در بهبود عملکرد بخش HR کمک کنند.

• سطح رضایت کارکنان: آیا شرکت محیط کاری مثبتی دارد؟ آیا اقدامات ما کارساز است؟ بهترین روش برای دستیابی به پاسخ این سؤالات استفاده از نظرسنجی محیط کار و بررسی نتایج به‌دست‌آمده برای شناسایی مشکلات و ایجاد بهبود است. فضای حاکم بر محیط کار در کاهش جابجایی کارکنان، بهبود احساس رفاه آن‌ها و ایجاد برندسازی کارفرمایی که به دنبال جذب استعدادهای جدید است، بسیار اهمیت دارد. محاسبۀ آن بسیار آسان است. به‌عنوان‌مثال یک نظرسنجی تهیه کنید و در آن کیفیت محیط کار را از 1 تا 10 امتیازبندی کنید و سپس از کارکنان بخواهید تا در نظرسنجی شرکت کنند، سپس میانگین پاسخ‌ها را محاسبه کنید.اگر تیم راضی باشد، فرهنگ و اقدامات شرکت مثبت است. این شاخص همچنین به این معنی است که کارکنان در حقیقت نمایندگان شرکت خواهند بود، بنابراین تصویر بیرونی از شرکت را بهبود می‌بخشد. بهترین راه برای کشف این موضوع از طریق نظرسنجی است که در آن کارکنان رضایت خود را در شرکت ارزیابی می‌کنند. مرحلۀ بعدی محاسبۀ میانگین از کل رضایت به‌دست‌آمده است.
• نرخ جابجایی کارکنان یا خروج از خدمت کارکنان: جابجایی کارکنان توانایی شرکت را در حفظ استعدادها نشان می‌دهد. به‌عبارت‌دیگر، میانگین مدت‌زمان حضور یک کارمند در شرکت را نشان می‌دهد که نشان‌دهندۀ ثبات شغلی آن است. نرخ بالای جابجایی کارکنان نیز نشان‌دهندۀ از دست دادن استعدادها و اشکال در فرایندهای استخدام است که برای شرکت هزینه دارد. همچنین می‌تواند نشانۀ این باشد که حقوق‌ها کمتر از نرخ بازار است یا اینکه محیط کاری بدی وجود دارد. محاسبۀ جابجایی کارکنان را با مقایسۀ تعداد کارکنانی که در یک دورۀ خاص به شرکت پیوسته‌اند با کارکنانی که در همان دوره در شرکت حضور دارند، انجام می‌دهیم یا بهتر است بگوییم: تعداد کارکنانی که در طول یک سال شرکت را ترک می‌کنند تقسیم بر میانگین تعداد کارکنان شرکت در همان سال. سپس این رقم را در 100 ضرب کنید تا نرخ جابجایی یا خروج سالانۀ کارکنان خود را به دست آورید. Monster UK، میانگین نرخ جابجایی یا خروج کارکنان در بریتانیا را تقریباً 15 درصد در سال برآورد کرده است. اگرچه این رقم به‌طور قابل‌توجهی در بخش‌های مختلف شرکت تغییر می‌کند. دلایل زیادی وجود دارد که کارکنان شغل خود را ترک می‌کنند، به‌عنوان‌مثال برای دریافت حقوق بالاتر، نارضایتی از شغل فعلی خود یا صرفاً تغییر در شرایط زندگی شخصی.

• نرخ غیبت کارکنان: نرخ غیبت کارکنان نیز باید در داشبورد منابع انسانی لحاظ شود، زیرا این معیاری است که درصد ساعات کاری قراردادی کارمند را محاسبه می‌کند که انجام نشده است. شامل انواع غیبت‌ها اعم از مجاز یا غیرمجاز است. این اطلاعات در پیش‌بینی غیبت و تشخیص مشکلات عملیاتی بسیار مفید است. این KPI می‌تواند به تیم‌های منابع انسانی کمک کند تا غیبت در سازمان را پیش‌بینی کنند یا مشکلات مربوط به نحوۀ عملکرد شرکت را تشخیص دهند. علاوه بر این، با محاسبۀ میانگین ارزش هر ساعت کار می‌توان تأثیر غیبت را بر امور مالی شرکت اندازه‌گیری کرد. امکان دسترسی کارکنان به سیستم مدیریت غیبت دیجیتال (digital absence management system) به آن‌ها امکان مشاهدۀ سابقۀ غیبت آن‌ها را می‌دهد و می‌تواند غیبت را کاهش دهد. همچنین آگاهی از غیبت موجه همکارانشان می‌تواند باعث افزایش روحیۀ تیمی و رفاقت در هنگام پیشبرد پروژه‌های تیمی می‌شود.

• میانگین زمان استخدام: آیا می‌دانید از لحظۀ انتشار آگهی استخدام چه مدت طول می‌کشد تا یک متقاضی را استخدام کنید؟ اگر می‌خواهید پیشرفت‌هایی داشته باشید و در زمان و منابع شرکت صرفه‌جویی کنید، دسترسی به معیارهایی مانند این ضروری است. میانگین زمان استخدام، تعداد روزهایی است که از لحظۀ انتشار آگهی برای شغل تا شروع استخدام جدید در شرکت می‌گذرد. هرچه این رقم کمتر باشد، بهتر است. برای محاسبۀ این رقم، برای هر فرایند انتخاب متقاضی شغلی باید محاسبه کنید که چند روز از زمان آگهی برای کار تا روز شروع استخدام جدید می‌گذرد. سپس میانگین آن را برای شرکت محاسبه کنید. طبیعی است که استخدام نیرو برای برخی از مشاغل خالی دشوارتر از سایر مشاغل خواهد بود، بنابراین بهتر است تا حد امکان نمونۀ وسیعی داشته باشید. بخش‌های منابع انسانی به‌طور ایده آل از ATS (سیستم ردیابی متقاضی) برای ردیابی مؤثر زمان استخدام استفاده می‌کنند. این راه‌حل‌ها فرایندهای ارتباط داخلی و خارجی را به‌خوبی مدیریت می‌کنند و به شما امکان می‌دهند زمان‌های استخدام را مشاهده کنید.

• هزینه‌های استخدام: هزینه‌های استخدام یکی دیگر از شاخص‌های KPI منابع انسانی است که باید در نظر گرفته شود. به‌عبارت‌دیگر، برای دستیابی به منابع لازم برای جذب یک کارمند جدید نیاز به چه میزان سرمایه‌گذاری است؟ هنگام محاسبۀ این موارد باید به چند نکته توجه کرد: هزینه‌های استخدام: تبلیغات، اشتراک در پورتال‌های استخدامی، هزینۀ زمانی فرد مصاحبه‌کننده در استخدام، ATS و سایر نرم‌افزارها؛ هزینه‌های آموزشی: آموزش، مواد.

• نرخ تبدیل استخدام: نرخ تبدیل استخدام به ما کمک می‌کند تا مناسب‌ترین روش‌ها یا کانال‌ها را برای ایجاد فضایی جهت انتخاب مناسب‌ترین متقاضی برای شغل موردنظر مشخص کنیم. این داده‌ها ما را قادر می‌سازد تا هر فرایند استخدامی را به‌منظور کاهش هزینه‌های مربوطه مقایسه و بهینه کنیم. محاسبۀ نرخ آن بسیار ساده است و مطابق با فرمول زیر است. به‌عنوان‌مثال شما 20 متقاضی را انتخاب می‌کنید اما تنها پنج نفر به مرحلۀ بعدی راه پیدا می‌کنند. نرخ تبدیل استخدام خواهد بود: (5/20) 100 = 25%

• حوادث محل کار: حوادث محل کار یکی دیگر از شاخص‌های مهم منابع انسانی است، زیرا شما را قادر می‌سازد تا ارزیابی کنید که آیا اقدامات ایمنی و بهداشت شغلی شما به‌درستی اجراشده و مؤثر هستند یا خیر. این اطلاعات به‌ویژه در صنایع خاصی حساس‌تر است و بنابراین باید در کارت امتیازی بخش گنجانده شود. این اطلاعات مربوط به تعداد کل حوادث ناشی از حوادث به ازای هر میلیون ساعت کار منهای تعداد افرادی است که در معرض خطر هستند. فرمول محاسبه به‌صورت زیر است:

سایر KPIهای جالب منابع انسانی برای تجزیه‌وتحلیل

اندازه‌گیری و تجزیه‌وتحلیل نتایج، به بخش مهمی از کار بخش کارکنان تبدیل شده است، زیرا نقش استراتژیک فزاینده‌ای در شرکت دارد. در ادامه برخی دیگر از شاخص‌های کلیدی عملکرد را در اختیار شما قرار می‌دهیم که تجزیه‌وتحلیل این KPI ها در بخش منابع انسانی جالب است.

جذب استعدادها، به‌ویژه در شرکت‌های بزرگ که معمولاً فرایندهای استخدام به‌صورت مستمر وجود دارد، یک کار وقت‌گیر است که نیاز به سرمایه‌گذاری قابل‌توجهی از سوی شرکت دارد. انجام اندازه‌گیری و تجزیه‌وتحلیل تنها راه برای بهینه سازی این فرایندها است.

مدیریت استعداد:

 اگر نتوانیم محیط کاری‌ای را برای کارکنان فراهم کنیم که در آن احساس راحتی، انگیزه و مولد بودن داشته باشند، استخدام بهترین استعدادهای صنعت فایده‌ای ندارد. در اینجا مدیریت استعداد یک جنبۀ مهم است که باید در هر استراتژی شرکت موردتوجه قرار گیرد.

• نرخ رهاسازی: نرخ رهاسازی، میانگین تعداد کارکنانی که در یک بازۀ زمانی معین شرکت را ترک می‌کنند (داوطلبانه، اخراج یا تعدیل نیرو)، اندازه‌گیری می‌کند. این رقم، موفقیت شرکت را در جذب و حفظ استعدادها نشان می‌دهد. نرخ بالا، علاوه بر این، نشان‌دهندۀ هزینه برای شرکت به خاطر از دست دادن دانش و سرمایه‌گذاری در فرایندهای انتخاب کارکنان است.

• نرخ رقابت‌پذیری حقوق و دستمزد یا نسبت رقابت‌پذیری دستمزد: ارائۀ حقوق منصفانه که مطابق با بازار کار باشد به شرکت کمک می‌کند تا استعدادها را حفظ کند، اما چگونه بفهمیم که در این محدوده قرار داریم؟ نسبت رقابت‌پذیری حقوق معیاری است که می‌تواند به این سؤال پاسخ دهد. می‌توان آن را در رابطه با رقابت یا بر اساس بخش‌های سازمان محاسبه کرد.

• رضایت حاصل از منافع: این KPI به ما نشان می‌دهد که آیا کارکنان از مزایایی که شرکت ارائه می‌دهد راضی هستند یا خیر. محاسبۀ این شاخص معمولاً از طریق نظرسنجی‌های مشارکتی کارکنان، اندازه‌گیری می‌شود که از آن‌ها خواسته می‌شود رضایت خود را از مشوق‌های کلی، رتبه‌بندی کنند. پاسخ از طریق محاسبۀ میانگین نمره از تمامی پاسخ‌های دریافت شده به دست می‌آید.

• نرخ ترفیع یا ارتقای داخلی: افراد حرفه‌ای اغلب نگران پتانسیل رشد خود در یک شرکت هستند و این یک عامل تعیین‌کننده در هنگام پذیرش یک پیشنهاد از سوی رقبای شرکت است. تشویق ارتقاء داخلی و سرمایه‌گذاری در آن برای حفظ استعدادها حیاتی است.

• نرخ شکست 90 روزه: این KPI درصد افراد جدید استخدام‌شده در شرکت است که کمتر از 90 روز در شرکت استخدام شدند. این شاخص برای کمک به شما در درک کارایی فرایندهای استخدام و مزایایی که سازمان ارائه می‌دهد، مفید است.

• نرخ خروج یا جابجایی داوطلبانۀ کارکنان: یکی دیگر از شاخص‌های کلیدی عملکرد HR، درصد کارکنانی است که به‌طور داوطلبانه شرکت را در اولین سال استخدام خود ترک می‌کنند. این KPI به ما در مورد موفقیت فرایندهای جذب و استخدام و همچنین محیط کار می‌گوید.

آموزش:

آموزش راه دیگری برای افزایش بهره‌وری و عملکرد تیم است. آموزش شامل ارائۀ ابزار و دانش مناسب برای انجام یک کار است. تشویق به این نوع فعالیت باعث می‌شود که کارکنان احساس ارتباط قوی‌تری با شرکت داشته باشند و تعهد و انگیزۀ آن‌ها را افزایش دهد.

• نرخ مشارکت در آموزش: آیا تیم واقعاً به آموزش‌هایی که شرکت ارائه می‌دهد، علاقه‌مند‌است؟ نرخ مشارکت آموزشی مفیدترین راه برای کشف این موضوع است. این KPI به شما تعداد کارمندانی که در جلسات شرکت می‌کنند را می‌گوید و برای تشویق به مشارکت آن‌ها اقدام می‌کند.

بهره‌وری:

اندازه‌گیری کارایی یا عملکرد کارکنان یکی دیگر از وظایف مهم در بخش منابع انسانی است. بنابراین نظارت و کنترل بر این شاخص‌ها جهت دستیابی به اهداف حیاتی است. این KPI ها سطح عملکرد تیم شما را نشان می‌دهد، اوج بار کاری کارکنان را تشخیص می‌دهد و شما را قادر می‌سازد تا سرمایۀ انسانی شرکت خود را بهتر مدیریت کنید.

• نرخ بهره‌وری کارکنان: علاوه بر نظارت شخصی بر هر کارمند، اثربخشی کلی کار نیز یکی از زمینه‌های موردعلاقه برای منابع انسانی است. این KPI معمولاً از تقسیم تعداد فروش بر تعداد کارکنان شرکت به دست می‌آید. بااین‌وجود، اگر می‌خواهید تحلیل عمیق‌تری انجام دهید، عوامل دیگری مانند عملکرد، ساعات کار و غیره را نیز می‌توان در نظر گرفت.

• ساعات اضافه کاری: اضافه‌کاری یک شاخص بسیار جالب است زیرا زمانی که در یک زمینۀ خاص سازمان‌دهی می‌شود می‌تواند اطلاعات مهمی را آشکار کند. افزایش ناگهانی می‌تواند ناشی از افزایش موقت تقاضا، تعهد بیشتر کارکنان یا مدیریت ناکارآمد فرایندها باشد. این به نوبۀ خود می‌تواند مستقیماً بر KPI دیگری مانند میزان غیبت تأثیر بگذارد.

• فرهنگ و برندسازی کارفرما: فرهنگ و تصویری که یک شرکت به بیرون منتقل می‌کند، یک عامل اصلی در جذب استعدادهای جدید است. استراتژی‌های منابع انسانی اغلب شامل اقداماتی هستند که بر بهبود این حوزه متمرکز هستند. شاخص‌های کلیدی عملکرد به شما کمک می‌کنند تا این نتایج را اندازه‌گیری کنید.

استراتژی برای اجرای KPI های منابع انسانی

پیاده‌سازی KPI منابع انسانی

همان‌طور که قبلاً اشاره کردیم، KPI ها باید از طریق اهداف استراتژیک تعیین‌شده توسط شرکت، به‌شدت با استراتژی‌های منابع انسانی مرتبط باشند. همۀ آن‌ها به هم متصل هستند و بخش کارکنان می‌تواند و باید در تحقق اهداف کلی مشارکت کند. یک مطالعۀ انجام‌شده در این زمینه توسط کارشناسان پیشنهاد می‌کند که اهداف کلی یک شرکت را به اقدامات اجراشده توسط منابع انسانی مرتبط کنید، به‌عنوان‌مثال:

هنگامی‌که این اقدامات انجام شد، زمان آن فرارسیده است که KPI هایی را بیابید که به شما کمک می‌کند تا متوجه شوید که آیا در مسیر درست هستید و معیارهای ارزیابی را تعیین کنید. مثلاً:

• 0%، هدف محقق نشده است.
• 5-%، هدف تا حدی محقق شده است.
• 100%، هدف با موفقیت به‌دست‌آمده است.

داشبوردهای KPI منابع انسانی

داشبوردهای شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی

آخرین مرحله این است که به KPI های خود کمی شکل دهید و یک الگوی KPI منابع انسانی ایجاد کنید. این الگو شامل تمام معیارهای اصلی است و آن‌ها را به‌صورت بصری ارائه می‌دهد تا تجزیه‌وتحلیل بسیار ساده‌تر شود. در زیر سه نمونه وجود دارد:

نرم‌افزار داشبورد مدیریتی رامیکس

این داشبورد اول بسیار بصری است و شما را قادر می‌سازد در یک نگاه، ارقام فعلی و چگونگی تکامل آن‌ها را در طول زمان ببینید. بخش بالایی KPI های مهم را نشان می‌دهد: اثربخشی آموزش، نرخ شکست 90 روزه و نرخ پذیرش پیشنهاد شغل. در زیر معیارهای مربوط به بهره‌وری، رضایت، استخدام و غیره وجود دارد که یک چشم‌انداز کلی از حوزه‌های مختلف منابع انسانی ارائه می‌دهد.

داشبورد منابع انسانی

این داشبورد دوم منابع انسانی بر حفظ استعدادها متمرکز است و بنابراین همۀ KPI های موجود مرتبط هستند: استخدام‌های جدید، خروج کارکنان، نرخ حفظ کارنان و غیره. این اطلاعات همچنین نشان می‌دهد که چگونه این ارقام در یک دورۀ یک ساله به‌صورت واضح و شیوه‌ای ساده تکامل می‌یابند.

می‌توانید داشبورد خود را در اکسل ایجاد کنید یا از یک نرم‌افزار داشبورد مدیریتی مانند نرم‌افزار داشبورد مدیریتی رامیکس استفاده کنید که به‌طور خودکار گزارش‌های KPI را در زمان واقعی به شما ارائه می‌دهد که بیشترین ارتباط را با بخش شما دارد. راهی ساده و آسان برای پیگیری مهم‌ترین داده‌ها بدون صرف زمان برای فیلتر کردن، سازمان‌دهی و تجزیه‌وتحلیل آن‌ها.