مراحل طراحی داشبورد مدیریتی

به نظر می رسد طراحی یک داشبورد مدیریتی خوب هنری اسرار آمیز است که فقط افراد خاصی توانایی استاد شدن در آن را دارند. ولی حقیقتا هرکسی می تواند یک داشبورد مدیریتی خارق العاده طراحی کند. منظور از داشبورد مدیریتی خارق العاده داشبوردی است که خوب، عملی و اقدام برانگیز باشد و در یک نگاه درک شود به صورتی که تمام توجه مخاطب را به بهبود شاخص ها جلب کند. در این نوشته گامهای ضروری در طراحی داشبورد مدیریتی را بیان می کنیم تا با در نظر گرفتن آن شما هم بتوانید یک داشبورد مدیریتی خارق العاده طراحی کنید.

تعریف داشبورد مدیریتی
قبل از که سراغ طراحی برویم، بیایید ببینیم داشبورد مدیریتی دقیقا چیست. استفان فیو در کتاب Information Dashboard Design داشبورد مدیریتی را به صورت زیر تعریف می کند:

داشبورد مدیریتی، نمایش تصویری از مهم ترین اطلاعات مورد نیاز برای رسیدن به هدف یا اهداف (Objectives) است، به صورتی که در یک صفحه نمایش قرار گرفته و با آن بتوان اطلاعات را با یک نگاه نظارت کرد.

در اصل چیزی که می خواهیم یک داشبورد مدیریتی یا داشبورد KPI است. یک اصل پایه طراحی این است که ابتدا مخاطبین و نیازهای آن ها را تعریف کنیم:

• چه کسی داشبورد مدیریتی را می بیند؟
• مهم ترین متریک ها یا سنجه هایی که مخاطبین براساس آن قرار است اقدام کنند کدامند؟

با این توصیف داشبورد واحد فروش با داشبورد واحد پشتیبانی متفاوت است. داشبورد مدیریتی خوب طراحی شده با نشان دادن مهم ترین متریک ها به یک مخاطب، باعث انجام اقدام می شود. حالا دقیقا می دانیم که چه چیزی را طراحی کنیم، حالا بیایید تا درباره چگونه طراحی کردن صحبت کنیم.

طراحی داشبورد مدیریتی

۱- مقدار داده های نمایش داده شده را محدود کنید.

اضافه کردن هر عدد به داشبورد فریبنده است. بهتر است تعداد متریکها را به ۱۵ عدد محدود کنید. این کار باعث می شود روی مهم ترین متریک ها متمرکز شوید. هر وقت اراده کردید می توانید متریک ها را جابجا، حذف یا اضاف کنید.

هدف این است یک داشبورد مدیریتی ایجاد کنیم که در یک نگاه قابل درک باشد. بنابراین نیازی به اسکرول کردن صفحه نباشد، منو نداشته باشد و داده های زیادی نداشته باشد.

۲- از رنگ ها به صورت مختصر استفاده کنید.

اگر از رنگ به صورت مناسب استفاده شود، ابزار طراحی قدرتمندی است. رنگ می تواند رفتار ما را تغییر دهد یا بر پاسخ ما را تاثیر بگذارد. با توجه به چراغ های راهنما رنگهای قرمز، سبز و زرد را به صورت غریزی مطابق با پاسخ های سریع توقف، حرکت و احتیاط می دانیم. از این پیش زمینه ها استفاده کنید تا داده ها بدون زحمت درک شود.

رنگ سبز معمولا نشانه پیشرفت خوب است، از سبز برای متریک های بهبود یافته استفاده کنید. برعکس رنگ قرمز نشانه خطر است، و زمانی که متریک وضعیت مناسبی ندارد استفاده می شود. ولی در مورد تعداد رنگها و مقدار آنها مراقب باشید. هر چه تعداد و مقدار رنگها بیشتر باشد تاثیر رنگ کمتر می شود.

پس داشبورد مدیریتی رنگین کمانی و سه بعدی درست نکنید زیرا حقیقت داده ها را منحرف می کند و خواندن داده ها را سخت می کند. وقتی که مطمئن نیستید داشبورد را ساده نگه دارید.

بیش از ۳ یا ۴ رنگ استفاده نکنید. اطمینان حاصل کنید که تعداد رنگهای موجود در داشبورد استراتژیک باشد و رنگ اضافه ای استفاده نکرده باشید. هر پیکسل رنگ موجود در داشبورد مدیریتی پیامی را منتقل می کند، تصویر اول مثالی از یک داشبورد مدیریتی پر از رنگ و تصویر دوم یک داشبورد مدیریتی است که به صورت استراتژیک رنگ آمیزی شده است.

۳- داده ها را براساس اولویت بچینید.

در زبان های چپ به راست معمولا از سمت چپ و بالای صفحه خواندن شروع می شود. در زبان فارسی از سمت راست و بالای صفحه خواندن شروع می شود. بنابراین مهم ترین قسمت صفحه قسمت راست-بالای صفحه است.

ابتدا با دسته بندی متریک های مرتبط به هم شروع کنید. برای مثال یک سایت خبری بازدیدگنندگان وبلاگ و متوسط زمان بازدید از وبلاگ را در یک دسته قرار می دهد تا بتواند عملکرد بخش وبلاگ سایت را در کنار هم و به صورت کلی ببیند.

حالا متریک های گروه بندی شده را اولویت بندی کنید. حیاتی ترین متریک ها باید در سمت راست-بالا متریک های مرتبط با آن در همان سطر در سمت چپ قرار بگیرند. به همین ترتیب ادامه دهید.

۴- از طریق مصورسازی اقدام را به مخاطب القا کنید.

این گام همگام با تعریف شاخص های کلیدی فرآیند است بنابراین باید بهترین متریک ها را انتخاب کرده باشید. هر عدد، جدول، گراف یا فهرستی روی داشبورد باید با سوال “آیا بعث القای اقدام می شود؟” فیلتر شود.

از آنجا که روی طراحی تمرکز کرده ایم، این سوال مستقیما به چگونگی نمایش داده ها اعمال می شود. آیا یک سنجه با درصدی از هدف بهتر است یا درصد تنها؟ آیا باید نرخ تغییر را از مقدار ۲۸ روزه گذشته تغییر داد؟ چه متریک های پشتیبان برای القای اقدام در متریک اولیه یا KPI نیاز دارید؟ اگر موضوع یا زمینه درستی برای انجام اقدام نداشته باشید، شاخص کلیدی عملکرد بی معنی خواهد بود.

این همان جایی است که مصورسازی واقعی به کار می آید. مطمئن شوید که مرتبط ترین، عملی ترین را برای نمایش KPI ها را انتخاب کنید. این یعنی که هرگز از نمودار کلوچه ای یا کیکی استفاده نکنید.

هرگونه عناصر مصورسازی که داده ها را پیچیده تر می کند، صرفنظر از این که چقدر هنری و هوشمندانه است، حذف کنید. اگر مجبور هستید یک قدم جلوتر رفته و زمان بیشتری برای درک عناصر مصور صرف کنید راه را اشتباه رفته اید.

تصویر زیر یک داشبورد مدیریتی برای واحد فروش است که به شیوه ای تاثیرگذار متریک های کلیدی را نمایش می دهد:

در عوض عناصر مصورسازی، داشبورد زیر را بسیار پیچیده کرده اند:

همین که شروع به طراحی داشبورد کردید از عناصر مصورسازی در موارد زیر استفاده کنید:

• هدف کلی یا Goal : پیشرفت فعلی را به عنوان درصدی از هدف کلی نمایش دهید.
• روند : نمودار خطی روند را در زمان مشخص شده نمایش می دهد.
• ماه روی افزایش/ کاهش در ماه: این نوع نقطه مرجعی را براساس ماه گذشته را نمایش می دهد.

نرم افزار هوش تجاری , داشبورد مدیران , داشبورد مدیریتی , گزارش ساز , نرم افزار داشبورد

نرم افزار کلیک ویو ,آموزش کلیک ویو , هوش تجاری کلیک ویو , فیلم کلیک وی , دانلود کلیک ویو

نرم افزار مدیریت فرایند ها , مدیریت فرایند , سامانه ساز , پنجره واحد ,دولت الکترونیک , معماری سازمان , سیستم ساز